E-Stock: Sencillo Control de Almacén para Pymes

PRNET Informática de Uruguay, E-stock versión 3.3.1, es una sencilla aplicación desarrollada por la empresa utilizando Microsoft Access como plataforma de manejo de base de datos; compatible con Windows 98, 2000 y XP, se emplea para el control de movimientos del almacén; este software permite registrar los ingresos, salidas, saldos y ocurrencias relacionadas con el manejo de nuestra mercadería sea esta perecible o no; es un programa desarrollado para empresas comerciales y según he podido apreciar muy adecuado para el su implementación en Pymes debido a su sencillez y facilidad de empleo. No es un programa complicado, utiliza las parámetros justos y precisos para determinar los saldos de mercadería y compararlos con el stock mínimo y de esta manera prever las reposiciones necesarias; sin embargo, es importante aclarar que para que el software nos arroje los resultados adecuados debemos complementar su uso con una normatividad interna en relación a la ejecución de inventarios físicos de comprobación, solo de esta manera podemos constatar que las cifras que nos arroja el sistema son las correctas.

A mi entender el proceso de registro de datos es sencillo, les recomiendo dar un vistazo de prueba registrando un artículo o verificar los videos explicativos; sin embargo para observar un funcionamiento lógico del programa debemos partir de la siguiente premisa: “si deseamos obtener el stock de un artículo, la primera entrada lógica será registrar su compra e ingreso al almacén, luego vendrán las salidas”; por lo tanto para realizar el primer procedimiento nos dirigimos al menú del sistema, damos clic en el botón desplegable “compras”, seguidamente clic en “ingreso de compras”, con ello aparecerá una pantalla externa, clic en “Nueva” y procedemos a rellenar los datos del formulario; en este documento puedes añadir los datos del proveedor, el detalle de artículos que nos ofrece y los datos del documento de compra. Para ir ingresando productos relacionados al proveedor, solo nos ubicamos en “lista de productos” y damos clic en “ingresar producto nuevo” (el icono que parece una pequeña hoja de papel), en el formulario adjunto registramos el producto, su costo y precio, así como el stock mínimo que estimamos debemos tener en almacén para surtir la demanda de dicho producto (este stock mínimo esta determinado por el Plan de Marketing y por el Presupuesto de Ventas), este proceso es fundamental ya una vez ingresados los productos, dando doble clic sobre ellos y podemos ingresar la cantidad del mismo en la factura de compra. Para dar de alta a la factura primero grabamos, salimos de esa pantalla (utilizando la flecha “cerrar) y pulsamos el botón “Actualizar”, la compra aparecerá en el listado, también quedan registrados los datos del usuario que efectuó la operación contable.

El sistema considera como “remito” a las ordenes de salida, comprobantes de salida (PECOSA) o registros de egreso de almacén; para proceder a su ingreso en el sistema, debemos dar clic en “egresos” y luego en “ingreso de remitos”, pulsando el botón “nuevo” aparecerá el formulario en una ventana externa, donde pueden ingresar el número de Remito, la ficha de almacén (hojas de kardex computarizadas o no), cliente (si corresponde a venta externa) y solicitante (si corresponde a uso interno); para añadir la salida correspondiente del producto, simplemente damos doble clic sobre el mismo en la sección “lista de productos” e ingresamos la cantidad correspondiente al egreso de almacén, los valores monetarios y demás se llenan automáticamente. Una vez terminados estos procedimientos salimos del formulario y como en el caso anterior pulsamos el botón “actualizar” para certificar la baja del stock.

Para conocer nuestro stock real de determinado producto solo debemos ingresar al botón del menú “stock”, tenemos dos opciones: “reporte de stock” y “búsqueda personalizada” , la primera nos arroja un pre-reporte listo para ser impreso, donde podemos ver el stock actual, el mínimo y las valoraciones y costos del producto por lote; la segunda opción nos permite realizar búsquedas de mercancías por categoría, ubicación, productos por debajo del stock mínimo, productos con stock mínimo y productos vencidos.

Existe también la opción de actualizar o agregar algunos registros a la base de datos del sistema: mantenimiento por categorías, nos permite agregar, eliminar o actualizar determinada categoría de producto; mantenimiento de productos, podemos actualizar los datos relativos a un producto o ingresar uno nuevo; en mantenimiento de proveedores podemos ingresar nuevos proveedores, modificar datos o agregarlos a lo ya existente; mantenimiento de sectores, permite ingresar sectores de la empresa, por ejemplo en lugar de uso interno y para efectos de control podemos ingresar las áreas de nuestra Pyme: personal, contabilidad, ventas, compras, transportes, etc. y comprobar el consumo de artículos por área, de esta manera se puede determinar un promedio de compra de productos consumibles; por último la herramienta mantenimiento de usuarios, permite asignar nombres de usuarios responsables del ingreso de la información.

Una funcionalidad importante en este software es que nos permite, al momento de ingresar al programa, visualizar los productos que se encuentran por debajo del stock mínimo en general y aquellos productos que se encuentren agrupados en lotes y tengan una fecha de vencimiento (productos perecibles, como las mermeladas por ejemplo); asimismo siempre existe la posibilidad de exportar tus datos a Microsoft Excell a través del desplegable “herramientas” opción “exportar”.

Limitaciones de la Versión free.

Al descargar la versión libre de la página del fabricante, el sistema sólo te permite registrar y controlar 100 productos; asimismo no posee el servicio adicional de soporte técnico.

Costo y Proceso de Compra del Producto.

Para iniciar el proceso de compra primero se debe haber instalado el software E-stock en el computador, damos clic en la opción del menú “ayuda” y luego pinchamos en “acerca de”, figurará un número de software que será incluido en el formulario de compra. El costo de este programa es de US $ 59.00 y al momento de adquirirlo se nos hará llegar la Clave de Activación, la misma que ingresaremos en el menú “acerca de”; dicha clave nos permitirá registrar el producto y disfrutar de los beneficios de soporte técnico, configuración, compatibilidad o posibilidades de actualización. En relación a la distribución y envio del software a los clientes la empresa responsable es Share-it!.

Nota: las imagenes han sido obtenidas a través de la descarga del software gratuito E-stock, el diseño, características y logos pertenecen a y pertenecen a PRNET Informática de Uruguay.