La necesidad de contar con una Intranet (red de computadoras local, servidor mas estaciones) corporativa surge de la ingente cantidad de información en forma de documentos, procedimientos, transacciones, noticias y, cada vez más, elementos multimedia que deben ser compartidos y actualizados de forma constante por empleados y clientes de una empresa, independientemente de su localización física. La Intranet proporciona a las compañías un medio para compartir, gestionar y procesar toda esta información de forma óptima con el consiguiente ahorro de tiempo y costes.

Una empresa, sea grande o pequeña, necesita siempre tener un control de todas las actividades, operaciones y tareas que se realizan en áreas claves: cómo son la informática, comunicaciones y hasta procesos de ventas. En el caso de los servicios de informática, estas tareas requieren de personal experto, que se encargue de manejar los sistemas, que muchas veces no resultan sencillos y además nos obliga a invertir en costos adicionales.

Para estas ocasiones, resultaría muy útil configurar una maquina a modo de servidor (que se encarga de todas las actividades de la red), y administrar desde el cada configuración y duda que surja en la red de ordenadores de la organización.

Pero la realidad es que, contar con un servidor y administrarlo por lo general es concebido como una tarea tediosa, costosa e inútil. Nada más fuera de la realidad.

Para este caso, existen plataformas orientadas a negocios pequeños, donde la experiencia en el uso de las herramientas en Tecnologías de la Información no es necesaria, al menos del todo. En el caso de Microsoft, su suite de negocio en Servidor, y orientado exclusivamente a Pymes, se llama BackOffice Small Business Server.

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Muchas empresas tienen problemas en cuanto a los trabajadores que imprimen documentos personales y gastan la tinta de las impresoras de manera indebida. Ante este problema existe actualmente un software llamado Cyberprinter, el cual ayudará a llevar un registro de todas las impresiones en una empresa, estableciendo de esta manera un control efectivo sobre insumos de impresión como papel, tinta o toner.

Foto: Serpol

Cyberprinter es un software de Serpol Software (una reconocida empresa que diseña software para empresas) que permite obtener un archivo con una bitácora de la actividad de una o más impresoras, así como monitorear y avisar por email cuando exista algún problema con las impresiones. Este software se instala en cada PC que tenga una impresora conectada directamente (Local) o en Red y para tener acceso a la configuración de Cyberprinter se requiere de una contraseña con el fin de evitar que cualquier persona pueda hacer cambios a esta configuración.

¿Que beneficios obtengo de Cyberprinter? Pues básicamente el control sobre los ingresos por cobro a usuarios y una mejor organización. Se vende bajo la base de “pruebe antes de comprar” es decir que los usuarios podemos usarlo durante 15 días sin pagar absolutamente nada. Durante ese tiempo podremos ver si este programa se ajusta a nuestras necesidades. Así también podremos solicitar algunas modificaciones al programa Cyberprinter solicitando mejoras o modificaciones por medio de correo electrónico a sales@serpol.com, estas solicitudes se tomarán como sugerencias sin compromiso por parte de la empresa de llevarlas a cabo.

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Los usuarios de Windows disponen del Software Microsoft Money para manejar sus finanzas personales. Los usuarios del Software Libre, también tienen su propia versión de este programa, se trata de KMyMoney, un software bajo licencia GNU, es decir, libre disponibilidad y uso.

Las Finanzas personales, nunca serán tan sencillas. KMyMoney, dispone un entorno gráfico muy sencillo y adaptado al usuario. Nos ayudara  la hora de manejar las finanzas personales, manipular las cuentas, los ingresos o gastos, las cuentas bancarias, y muchas más funciones. Todo esto, hace de KMyMoney, un programa eficiente y efectivo, enfocado al usuario; que además, compite dignamente con su formato en Windows, a quien no tiene nada que envidiar.

Sobre KMyMoney

KMyMoney es una aplicación para el manejo de las finanzas, disponible para sistemas operativos GNU/Linux. Posee una interfaz muy intuitiva desde donde puedes acceder a las operaciones ingresadas, tales como: cuentas de ahorro, tarjetas de crédito, pagos programados, etc.

Posee un Sistema de informes, que nos brinda información práctica y excelente de los registros ingresados. Además, estos reportes están totalmente detallados: fecha, saldo, etc. Nos permite compara y hacer un análisis de las cuentas cada mes, esto es, hacer un seguimiento de los movimientos de la misma.

El programa esta orientado para el entorno KDE, pero puede trabajar muy bien en GNOME (ambos son entornos de escritorio en Sistemas basados en GNU/Linux, dependiendo de la versión instalada tendremos una de estas versiones).
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Ahora todo será más sencillo gracias a Grisbi, un software creado por la Free Software Foundation bajo licencia libre (GNU), que nos facilitara las tareas financieras básicas, tanto si lo usamos de manera personal o si lo empleamos para algún negocio. Se trata de una herramienta de contabilidad, que nos ayudara a elaborar fácilmente archivos de cuentas, monedas y usuarios (por ejemplo). Puede también manejar líneas de presupuestos, años financieros, etc. lo que lo hace ideal para personas y/o asociaciones, hay que resaltar que solo trabaja con una entrada contable (ingresos o egresos), es decir, si trabajas con el sistema de dos entradas (ingresos vs. egresos), te recomendamos buscar en la lista de proyectos GNU, alguno que resuelva tus expectativas.

Desarrollado inicialmente para la plataformas GNU/Linux, debido a su gran utilidad, no tardo mucho en estar disponible para los usuarios de Windows, que de igual manera, tienen acceso libre a este software.

Qué es Grisbi

Grisbi es una aplicación que nos permite realizar y gestionar las actividades financieras personales o del negocio. Incluye un sistema contable muy bueno, así como la potencia de los recursos de la aplicación, para manejar operaciones financieras. Unido a la simpleza de su diseño, es un programa bueno y con muchos usuarios satisfechos con su uso y aplicación.

Los creadores del proyecto se refieren a Grisbi como un programa simple e intuitivo, dirigido a un uso básico, que a la vez es muy potente para los usuarios y las tareas que realicen con él. De esto, cabe destacar, que Grisbi es un programa sencillo, de fácil empleo, al que cualquier usuario puede acceder y trabajar.

Parte de un proyecto libre, basado en el concepto GNU. Esta disponible en mas de cinco idiomas, desde el francés hasta el inglés, e incluido el español. Por lo cual, no hay manera para dejar de probar el potencial que nos puede brindar.

Grisbi parte del principio de que las operaciones financieras deben ser sencillas, y para ello usa una lógica simple e intuitiva en el software, a fin de que, los usuarios puedan explotar al máximo las características del software.

Grisbi - manejo de transacciones

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Hoy en día, en nuestros trabajos diarios, es inevitable e indispensable el uso de los ordenadores para prácticamente todas las tareas, tanto en las oficinas como así también en nuestros hogares. Este uso continuo a la larga puede llegar a producir dolores de cuello, hombros y muñeca, fatiga visual y otras dolencias.

Una manera de prevenir todos estos problemas, es realizar pausa cada determinados intervalos de tiempo, o en caso de que pasaras muchas horas frente a la PC, por medio de una serie de sencillos ejercicios.

Pero acá aparece otra cuestión, el problema está en que conocemos todos estos inconvenientes y los beneficios, pero es muy rara la ves que se aplica estos ejercicios y descanso, el caso está en que ya sea por pereza, falta de tiempo o simplemente por que se nos olvida, por suerte encontramos a WorkRave que nos va a hacer recordar y nos va a ayudar a cuidar nuestra salud.

WorkRave es una aplicación totalmente libre, gratuita y además en español, encargada de controlar el tiempo que usamos el ordenador. En función de algunos parámetros configurados, cada ciertos intervalos muestra una ventana en pantalla donde nos propone micropausas durante algunos segundo y nos propone realizar diferentes ejercicios tanto de elongación, estiramiento, parpadeo de ojos y hasta nos podría avisar límites de usos diarios.

Tal y como se describe, el sistema realmente es muy sencillo tanto en su instalación como así también en el uso del mismo. WorkRave es una aplicación multiplataforma se encuentra disponible para los sistemas operativos GNU/Linux, Windows, entre otros.

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A veces uno cree que el funcionamiento de las empresas es sencillo y que en todas ellas existen las mismas formas administrativas y que utilizan los mismos soportes informáticos. Parece sencillo porque desde afuera solo nos dedicamos a ver como es el movimiento general su gestión laboral. Eso está muy lejos de la realidad, empezando porque no es fácil, sino que estos funcionamientos son muchas veces complicados y desarrollados gracias a que la empresas mantienen actualizados sus sistemas y gracias a que un bloque de profesionales de la informática se encuentra trabajando para brindarle a los empleados y clientes una gestión adecuada y realicen sus tareas de una manera rápida y eficiente. Tampoco son iguales en todas las empresas, cada una, dependiendo del rubro en el que trabajan poseen sus propios sistemas. Sin embargo existen soportes que están pensados para esto, para que las empresas puedan encontrar soluciones adecuadas tanto en sus tareas internas como externas. En las tareas que tienen correspondientes con sus empleados como con sus clientes.

OpenXpertya es uno de esos programas que están pensados para esas empresas que tienen más o menos una cantidad de empleados que convierten a una empresa en mediana o grande. Sus sistemas abarcan a un aproximado de 50 mil empleados, cantidad con la que se puede lograr un trabajo bastante normal. Es un sistema bastante eficiente, sin duda uno de los mejores dentro de las soluciones de gestión para las empresas. Es como suele ser conocida, como ‘la planificación global de todos los recursos de la empresa’

Existen tres capas en el diseño de OpenXpertya, y su principal uso es en el tema relacionado con los empleados:
La primera que es la de base de datos de la empresa misma que va a utilizar este programa. La segunda que de Servidor de aplicaciones de Negocio, que interactúa directamente con la base de datos, posee servidor JBOSS y las de diferentes clase de java. Y la última relacionada a la presentación, con Jawa Web o applet Java, trabajado directamente sobre Java, pero también sobre navegador web, con diversas configuraciones posibles dependiendo de las necesidades de la empresa que posee sus propios procesos de negocio.

Foto: Alternativas Libres

Una empresa podrá gestionar muy bien sus procesos utilizando esta herramienta que no tiene un costo de código de licencia. Posee código abierto u open source, y a su vez existe la posibilidad de obtener el código fuente, lo que obviamente generará una independencia del proveedor. Se podrán realizar las modificaciones que se crean convenientes de acuerdo a lo requerido por la empresa misma, por lo que se podrá acceder libremente al mantenimiento o desarrollo de sus aplicaciones. Este programa está debidamente bajo la Licencia Pública de OpenXpertya LPO.

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Hasta hace poco era casi impensable que las PyMes en plena formación tuvieran una herramienta de cómputo altamente eficiente con la cual contar y con la pudieran ordenar todos los datos importantes que manejan a diario en sus labores. Esas funciones quedaban encomendadas al incondicional amigo de todo contador, el papel. Manejando todo con el lapicero era difícil mantener una buena administración de los registros, sobre todo considerando que la frase ‘el papel lo aguanta todo’ no era precisamente muy cierta en la práctica. Todo era posible de perderse o romperse y el orden quedaba de lado cuando de buscar tener la mayor velocidad posible en las gestiones, se trataba. Hasta podía resultar que por este tipo de cosas la empresa fuera al fracaso. Si uno no tenía el pulso suficiente en sus actividades podía quedar muy confundido. Como una buena prueba de ello está aquella imagen en la que se ve a un contador sentado en su escritorio con enormes columnas de papeles a sus costados y el sumergido en un cálculo sin fin con su rostro evidenciando una clara preocupación por la cantidad de documentos que tenían que ordenarse en ese lugar y sin tiempo para ello.

Sin embargo ahora es posible que las PyMes tengan la misma dinámica tal como lo tiene cualquier empresa de prestigio. Uno de los motivos por los que las PyMes carecían de un programa eficiente de contabilidad y gestión para resolver sus tareas de la mejor manera, era que la adquisición de un sistema de cómputo era demasiado costoso y lo que era solo accesible para aquellas grandes corporaciones es ahora otorgable a las pequeñas y medianas empresas nada más y nada menos que gratis.

Era lo único que faltaba para que aquellos programas que brindan asesoría a las PyMes sean completos, debiado a que si bien la asesoría era buena era necesario que se establezcan buenas formas de desarrollo logístico y de gestión de las empresas apoyadas en soportes informáticos. La tecnología avanza y las empresas en formación necesitaban ponerse también al ritmo de esta.

Ahora con el desarrollo del programa Bulmages que se encuentra actualmente en su versión BulmaGés 0.4.1 al parecer el soporte está surtiendo un buen efecto.

Foto: Alternativas Libres

Existen ya algunos programas utilizables para el desarrollo empresarial como el FacturaLUX, entre otros y BulmaGés, proyecto creado por la asociación BULMA es uno de ellos. Ha llegado a ponerse también a la vanguardia y se le ha entregado incluso el premio SOLICO de software libre.

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Sin duda alguna, el mundo empresarial ha crecido enormemente en los últimos años y la administración de toda empresa requiere de la utilización de un sistema de cómputo altamente eficiente. No importa que la empresa no sea tan grande, ahora con el avance de la tecnología todo ha adquirido una gran velocidad y el funcionamiento de una empresa debe ser igual en la escala que sea, tanto de forma interna como externa.

Supongamos que se va a pagar el sueldo de toda una planilla, mientras en otra empresa ya se ha pagado con anticipación en la nuestra todavía no hemos cuadrado bien la lista de faltas y descansos de algunos de nuestros empleados, o imaginemos que no hemos llevado bien la cuenta del ingreso y egreso de los trabajadores. Todo un problema estratégico ¿Cierto? ¿Cuál es la solución? Para eso ello que se necesita un software eficiente, y a la vez que sea barato, debido a que el proceso de formación de nuestra empresa nos puede obligar a estar en una situación austera con un presupuesto un poco recortado.

Desde hace un tiempo atrás dentro del mundo de la informática y del software empresarial apareció un útil programa llamado Factura LUX, diseñado justamente con todas las tareas necesarias dentro de una empresa. ¿Alguna vez escuchaste sobre él? Pues te contamos que sus creadores empezaron con perfil bajo desde comienzos del año 2001 y poco a poco hacia el año 2002 fue adquiriendo mayores perspectivas en las empresas, solo hoy se puede ver el enorme crecimiento y la acogida que ha tenido.

La particularidad de este software es que tiene las dos cuestiones básicas que busca todo comprador: es de uso gratuito y además muy eficaz. Visto desde un punto de vista netamente comercial es completo, con esas dos características principales ¿Qué más se podría pedir para la adquisición de un producto?

Foto: Alternativas Libres

Dentro de los sistemas de fabricación de los sistemas empresariales (ERP por sus siglas en inglés) el FacturaLUX es libre y su tarea entre tantas otras cosas es permitir manejar el stock, la cartera los clientes, las facturas, el libro de ventas, calcular el IVA, etc. Está creado para ser un ideal en las Pymes pero las empresas grandes también lo están utilizando gracias a sus personalizaciones que son ideales para las finanzas.

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Desde que internet llego a ser hoy lo que todos conocemos, con todas las características que encontramos y los servicios que existen es muy probable que a lo largo de todo este tiempo llevemos totalmente nuestras oficinas y adaptarlos completamente a la WWW.

Para dar un puntapié a esta movida de llevar a cabo muchas tareas de las que se realizan habitualmente, hoy en día existen muchas herramientas realmente interesantes que nos van a servir de mucho y nos serán realmente útiles.

Entonces con este nombre de Oficinas 2.0 queremos denotar como los servicios que podemos incorporar a nuestras oficinas adoptando la connotación 2.0 que escuchamos habitualmente en la revolución que acompaña a internet y no a mostrar oficinas de empresas consagradas en el mencado.

Si consideramos una oficina tipo o modelo notamos que normalmente se realizan tareas tales como redactar notas, realizar listados u otras tareas administrativas donde por lo general se resumen con la utilización de un paquete ofimático.

Como bien ya conocemos estos paquetes ofimáticos normalmente cuenta con Procesadores de Textos, Hojas de Cálculos, Manipuladores de Bases de Datos, entre otras aplicaciones que nos van a permitir automatizar ciertas tareas que antes de realizaban en forma manual, para llevar a cabo no solo un control sino también un almacenamiento temporal de muchas de estas actividades.

Entonces como dijimos anteriormente el gran crecimiento de la web y los servicios que encontramos en él, hace que día a día se comience a escuchar el nuevo concepto de Oficinas On-Line, que sería una alternativa web para todas estas aplicaciones, incluso mucho de estas aplicaciones las encontramos en su gran mayoría distribuidas en formatos Libres, con lo cual si optamos con esta opción podríamos ahorrarnos mucho dinero en conceptos de pagos de licencias.

Ahora nos propongamos a ver alguna de las alternativas que encontramos en la web y que podemos hacer uso de la misma, incluso muchos de estos comparten muchas características.

En el primero de la lista nos encontramos con Google Documents, como su nombre lo indica es un servicio gratuito brindada por la compañía de Google y nos permite almacenar y administrar tanto documentos de texto como así también hojas de cálculo directamente desde internet y lo mejor de todo es no necesitamos la ayuda de un programa externo.

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Muchas de las personas que desconocen GNU/Linux y otras que lo conocen pero muy poco, tienen cierto miedo a la hora de usarlo debido a que consideran que la administración del sistema puede ser algo tan complejo para entender. Puede que en partes tengan mucha razón, debido que para administrar un sistema de esta envergadura debemos tener algunos conocimientos previos para realizar algunas tareas puntuales.

Otro terror para los usuarios novatos es la utilización de la terminal de comandos o Shell, en donde los usuarios se ven imposibilitados de utilizar el mouse y no ven aspectos graficos muy agradables, pero para los administradores de sistemas es muy utilizado.

Entonces todos estos miedos a la hora de administrar los sistemas día a día se intenta ir disminuyendo, debido a que hay muchas distribuciones GNU/Linux, y cada uno aporta desarrollo interno siempre para favorecer al usuario por ejemplo el caso de Yust para Suse o el caso de Mandriva Control Center para Mandriva, pero en esta oportunidad vamos a conocer una herramienta de administración de nuestro sistema y todo desde un navegador web, estamos hablando de Webmin.

Webmin es una interface web para administrar y configurar los sistemas operativos basados en UNIX, con la particularidad que es accesible desde cualquier Navegador Web que soporte tablas y formularios.

Básicamente Webmin consta de un simple servidor web y un centena de aplicaciones o script realizados con Perl5 que nos va a permitir realizar muchas tareas administrativas en nuestro sistema. Por ejemplo administrar sus cuentas de usuario, Apache (Servidor Web de código abierto), DNS (Domain Name System), Samba (Servidor de Archivos), DHCP (Dynamic Host Configuration Protocol), compartir archivos, reiniciar servicios, y todo esto desde una interface web en nuestro navegador.

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