Las aplicaciones dirigidas a cubrir las necesidades empresariales, en lo que respecta a planificación de los recursos empresariales (ERP), son innumerables, variadas y de distintos matices; a la hora de elegir una, siempre he recomendado analizar las necesidades empresariales con las funciones que ofrece la aplicación, de esa manera se asegura un resultado óptimo.

Ahora, continuando con las aplicaciones ERP y contables, les presento a Front Accounting; una aplicación estructurada y diseñada para ser funcional desde un navegador web, y que es totalmente libre y disponible bajo licencia GNU.

FrontAccounting, cumple todas las expectativas de diseño para una empresa manufacturera e industrial de cualquier tamaño, y es ideal para empresas pequeñas. Asimismo, no se restringe su uso para empresas de servicios, puede adaptarse perfectamente en los módulos que sean necesarios.

De las opciones y módulos que ofrece esta aplicación, a continuación detallare los más importantes, que además resultan ser muy funcionales y de fácil manejo.

La suite ofrece un muy eficaz modulo de pedidos u ordenes (al proveedor), desde el podrás manejar todos aquellos pedidos y almacenarlos de forma ordenada, para posteriormente hacerle un seguimiento respectivo y verificar si se llega a concretar o no. Asimismo, para complementar este módulo, se integra una herramienta que informa sobre la llegada del pedido, es decir, en caso de concretarse, podremos registrar que se efectuó y todas las características relacionados.
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Sin duda alguna, el mundo empresarial ha crecido enormemente en los últimos años y la administración de toda empresa requiere de la utilización de un sistema de cómputo altamente eficiente. No importa que la empresa no sea tan grande, ahora con el avance de la tecnología todo ha adquirido una gran velocidad y el funcionamiento de una empresa debe ser igual en la escala que sea, tanto de forma interna como externa.

Supongamos que se va a pagar el sueldo de toda una planilla, mientras en otra empresa ya se ha pagado con anticipación en la nuestra todavía no hemos cuadrado bien la lista de faltas y descansos de algunos de nuestros empleados, o imaginemos que no hemos llevado bien la cuenta del ingreso y egreso de los trabajadores. Todo un problema estratégico ¿Cierto? ¿Cuál es la solución? Para eso ello que se necesita un software eficiente, y a la vez que sea barato, debido a que el proceso de formación de nuestra empresa nos puede obligar a estar en una situación austera con un presupuesto un poco recortado.

Desde hace un tiempo atrás dentro del mundo de la informática y del software empresarial apareció un útil programa llamado Factura LUX, diseñado justamente con todas las tareas necesarias dentro de una empresa. ¿Alguna vez escuchaste sobre él? Pues te contamos que sus creadores empezaron con perfil bajo desde comienzos del año 2001 y poco a poco hacia el año 2002 fue adquiriendo mayores perspectivas en las empresas, solo hoy se puede ver el enorme crecimiento y la acogida que ha tenido.

La particularidad de este software es que tiene las dos cuestiones básicas que busca todo comprador: es de uso gratuito y además muy eficaz. Visto desde un punto de vista netamente comercial es completo, con esas dos características principales ¿Qué más se podría pedir para la adquisición de un producto?

Foto: Alternativas Libres

Dentro de los sistemas de fabricación de los sistemas empresariales (ERP por sus siglas en inglés) el FacturaLUX es libre y su tarea entre tantas otras cosas es permitir manejar el stock, la cartera los clientes, las facturas, el libro de ventas, calcular el IVA, etc. Está creado para ser un ideal en las Pymes pero las empresas grandes también lo están utilizando gracias a sus personalizaciones que son ideales para las finanzas.

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Teso 2.0 es un aplicación del tipo finanzas personales y de apoyo a la empresa, es gratuita y se trabaja online en la página Web de Teso, para lo cual debes crearte un nombre de usuario y contraseña.

Hay dos maneras de emplear Teso, como un asistente de finanzas personales o en tu pequeño negocio (Pyme) o como una ayuda complementaria de la contabilidad oficial.

Un primer paso para emplear Teso es crear los parámetros necesarios para el trabajo, este programa, tal como cualquier sistema de contabilidad personal, entreteje su manejo entre cuentas y contrapartidas, ya que como sabemos el manejo del dinero se efectua como un sistema de partida doble con conceptos de gasto e ingreso; las cuentas por su parte, representan las cuentas bancarias, el efectivo, los valores, etc, en suma, es todo aquello en lo cual invertimos o atesoramos el dinero.

Es recomendable para evitar confusiones, definir una cuenta bancaria por cada cuenta corriente o libreta de ahorros que se posea en un banco; la misma regla cabe para las cuentas de la tarjeta de crédito; en el caso de las tarjetas de débito, como hacen las veces de manejo directo del efectivo, gastos que se descargan inmediatamente de nuestra cuenta no es necesario crear cuentas para este tipo de plásticos, los pagos que con ellas realices debes anotarlos en la cuenta bancaria principal. Tarjetas que vienen en el mismo extracto deben ser tratadas como un todo, es decir definir una sola cuenta para ellas. Si por a o b ha solicitado un préstamo a un pariente o mantiene un préstamo bancario hay que definir cuentas de crédito para ellos de esta manera se mantendrá un control de los pagos.

Como habíamos señalado en líneas precedentes existen conceptos denominados contrapartidas contables, ellos son los ingresos y gastos. Hay que confeccionar una lista de todos los que habitualmente necesitamos pero con ayuda del sistema Teso es más fácil ya que la base de datos te presenta alternativas en forma de listas; es recomendable confeccionar la lista como en la figura siguiente:

Para definir una buena lista de contrapartidas, es recomendable considerar nuestras necesidades, incluyendo los conceptos de gasto e ingreso que le interese controlar, sin alargar la lista en exceso, ya que esto dificulta el control y hace más complicado. Los códigos numéricos simplifican el trabajo, les recomiendo que una vez elaborada la lista en base a códigos la impriman y tengan a la mano; dentro de estos código es bueno considerar una partida de “Varios” ya que como se darán cuenta, no todos los gastos pueden clasificarse y existen gastos menudos que no valdría la pena que manejen una partida independiente; asimismo hay que definir una de “gastos bancarios”, para agrupar los gastos derivados de este concepto. El sistema tiene la particularidad de ser modificable después si es necesario.

Comprobará que resulta muy cómodo archivar los papeles clasificados en los mismos apartados que contempla su lista de contrapartidas.

El asistente de configuración le ayudará a definir las cuentas y contrapartidas que utiliza TESO, aunque también puede configurarlas a mano. En general, definirá como cuentas sus medios de pago: las tarjetas, el efectivo o los cargos en su cuenta del banco. Estos tres tipos de “cuentas”, más las cuentas de valores que contempla TESO.

Cuando recibes el extracto del banco tienes la posibilidad a través de Teso de comprobar los movimientos anotados y marcar en la casilla de conciliación (al inicio de cada línea) los que coincidan. Si su banco ofrece la posibilidad de descargar los extractos a un fichero en el PC, podrá cargarlos en TESO y compararlos cómodamente en una pantalla como la que se presenta en la siguiente figura.

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El sistema Abanq desarrollado por Infosial, es una alternativa ERP (Enterprise Resource Planning) Open Source para pequeños negocios. El software de gestión se divide en dos partes: el área de facturación y el área de contabilidad; cada una de estas áreas a su vez está conformado por módulos, en cuanto al área de facturación cuenta con el módulo principal, almacén, facturación, tesorería, informes; por otro lado contabilidad cuenta con el módulo de contabilidad e informes. La configuración del software está estructurada considerando los siguientes elementos: las “áreas”, que representan grandes agrupaciones funcionales como por ejemplo facturación y contabilidad; los “módulos” que son las partes en que se divide cada área, ellos son los encargados de trabajar cada sección específica de la empresa, como por ejemplo en el área facturación, los módulos tesorería o almacén; las “acciones”, que son las que determinan las posibles operaciones que el usuario puede realizar en un determinado módulo y a las que se accede a través de la ventana principal de cada módulo, por ejemplo relacionadas con el “área de almacén” se encuentran las acciones de control de stock y gestión de artículos; las “dependencias”, que son las que permiten integran los módulos, por ejemplo, al usar el módulo facturación del “área facturación” para dar de alta un pedido a cliente, podemos seleccionar dicho cliente de una lista que reside en el módulo principal del “área de facturación”.

Abanq se maneja como un sistema integrado por lo que se pueden aprovechar una y otra vez los datos y funcionalidades existentes, este tipo de sistema de trabajo también implica que algunos módulos no pueden ser instalados sin haber instalado previamente aquellos de los que dependen. Abanq controla estas dependencias y avisa al usuario cuando alguna de ellas no se cumple.

Este sistema se presenta como una alternativa interesante, bastante esquemática y empleando el manejo de ventanas de fácil acceso para el usuario, el esquema que se sigue es del tipo maestro – detalle, estructurando la interfaz de usuario a partir de una ventana de inicio, en ella Abanq da acceso a las áreas con el fin de que cada área despliegue los módulos; asimismo a través de esta ventana se pueden acceder a las opciones generales del programa y efectuar la configuración (a continuación se muestra la ventana).

Por otro lado el sistema considera ventanas para cada módulo, en la que se presenta al usuario el conjunto de acciones disponibles las cuales son accesibles desde la barra de menú o la barra de herramientas de la ventana; asimismo en cada una de las ventanas principales disponemos de un menú módulos que permite cambiar a otras áreas y módulos.

El uso de “formularios maestros”, nos permite acceder desde la opción de la página principal del módulo, por medio de esta opción el sistema nos facilita una lista con los registros que existen para la acción seleccionada. Desde aquí­ podemos seleccionar el registro sobre el que actuaremos y la operación a realizar (creación, modificación, borrado, copia, etc.). A través de los formularios maestros puedes realizar operaciones como “buscar”, lo cual es útil si tenemos ingresado muchos datos, Abanq buscará dentro de la primera de las columnas de una tabla los datos que deseamos encontrar empleando un criterio estándar de búsqueda o mediante el empleo de comodines, por ejemplo, si pretendemos ubicar entidades bancarias que cuyo número de identificación termine en tres pondremos %3. Por otro lado a través de la opción “ordenar”, se podrán ordenar los datos de menor a mayor por la primera de las columnas mostradas.

Una vez hallamos seleccionado el registro y la operación que deseamos realizar, Abanq nos muestra un “formulario de edición”, en el podemos acceder a cada uno de los campos que componen el registro seleccionado; el sistema permite trabajar en un formato de ventanas anidadas, donde es permitido incluir listas de resgistros que trabajen a su vez con otros formularios de detalle.

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Astron Gestión es un software basado en GNULinex como parte del programa creado por la Junta de Extremadura y promovido por el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio con el apoyo financiero de la Unión Europea y Profit. Esta aplicación está orientada a la gestión comercial Pyme, incluye el manejo contable, y ha sido desarrollada por el Departamento de Programación de Informática Astron Multimedia,S.L. para un entorno Linux. Su objetivo es cubrir las necesidades de control y gestión de la pequeña y mediana empresa en general.

Describiremos aquí el paquete Astron Contalinex v1.2.0, este software de código abierto (esta disponible en el Web el código fuente), esta diseñado para ser empleado en un entorno gráfico, sencillo de utilizar y gestionar, su tecnología se basa en el uso y manejo de ventanas con sus correspondientes menús o botones que permiten introducir datos de una forma rápida y sencilla para el usuario final. Podemos visualizar a continuación la ventana principal del programa para que se den una idea, en ella vemos el título de la aplicación, el código y nombre de la empresa activa y el menú principal.

Como toda aplicación contable, antes de empezar con su uso, debemos configurar la conexión a la base de datos donde se almacenará la información que se introduzca y que generará el sistema, para ello nos ofrece la funcionalidad de alojar la base de datos en el mismo equipo o en otro diferente. Cuando ingresemos al sistema, este nos pedirá información acerca de datos puntuales necesarios para la creación de la base de dstos antes mencionada, y luego se configurarán las opciones necesarias para realizar estas operaciones y que se encuentran contenidas en el menú Utilidades.

El segundo paso, una vez creada la base de datos, es crear una empresa, en la cual se almacenará los datos de gestión y contabilidad para un determinado ejercicio contable; este paso debe seguirse cada vez que se inicie un nuevo periodo contable, con el fin de mantener separada la información de cada año y facilitar operaciones de auditoria y control. Con el fin de proceder a crear la empresa, pulsaremos la tecla “enter” sobre el campo de código y el propio programa asignará un código automático, también contamos con la opción manual para este efecto. Si se diera el caso que este código ya existiera, aparecerán los datos de la empresa a la que pertenezca dicho código, (funcionando en este caso la opción como una búsqueda) si no existe el código, saltará al siguiente campo a rellenar el ejercicio contable, donde se ingresará el año correspondiente al ejercicio del que vamos a introducir datos (funcionando en este caso como una operación de alta de Empresa); hay que tener en cuenta que este dato es de ingreso obligatorio. Seguidamente y cumplido satisfactoriamente el paso anterior, el sistema nos solicitará el NIF, que es un dato del tipo 000.000.000X, donde el 0 es un número y X es la letra correspondiente, si no especificamos letra alguna, el sistema asignará automáticamente la que corresponda con dicho número de identificación fiscal. El siguiente campo a introducir, también obligatorio, y corresponde a la razón social o nombre de la empresa. Existen también datos opcionales que pueden ser introducidos y que sirven como encabezados a documentos impresos tales como albaranes y facturas.

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Las pequeñas y medianas empresas, también conocidas como PYMES, encontrarán en Cont4 versión 4.3.6, un software desarrollado por TETRA Informática S.L. de Alicante – España, una herramienta perfecta para centralizar la gestión de toda su actividad financiera y económica diaria.

Compatible con Windows XP SP2, Windows 2000 y Windows Vista, necesita el soporte de la máquina virtual de Java versión 1.5 o superior ya que ha sido desarrollado en este programa. Cont4 es un sistema de gestión multiempresa que les permitirá controlar aspectos tan simples como el manejo de la contabilidad de la empresa o la facturación y otros que requieren más análisis como la gestión de clientes y proveedores, adquisición y venta de productos, verificar el estado del almacén e importar el inventario contable, registrar todo tipo de operaciones (apertura, diarias, regularización cierre, etc), registrar el IVA en todas sus formas (repercutido, soportado, diferido), obtener listados de retenciones, control de cobranzas (realizadas, pendientes, remesas), control de riesgos por incobrables, listado de impagos, etc.

El software Cont4 esta disponible en tres versiones que se complementan: Cont4 – Contabilidad (base de datos CONT), la cual incluye cuentas anuales, asientos, extractos, balances, amortizaciones, registro de IVA, cartera de cobros y pagos; Cont4 – Facturación (base de datos FACT), que maneja el registro de IVA, cartera de cobros y pagos, artículos, almacén y facturación; Cont4 – Gestión (base de datos GEST), que agrupa las características y funcionalidades de las dos versiones anteriores.

Como vemos anteriormente la base de datos raíz para cada caso será CONT, FACT y GEST; de esta manera cada vez que creamos una empresa el formato será de la siguiente forma: RAIZ_añoEjercicio_códigoEmpresa; por ejemplo si queremos trabajar el Ejercicio 2008 de la empresa Smallsquid, el registro de datos contables se grabará en CONT_2008_smallsquid. El propósito de esta baso de datos es permitir compartir archivos comunes al trabajo de todas las empresas como por ejemplo el Plan General Contable en el caso de la contabilidad. Además, permite registrar los datos de acceso de las empresas y de los ejercicios definidos. Los cambios que se realicen en la base de datos raíz no afectarán a las empresas que se haya creado con anterioridad salvo la configuración de los parámetros de Impresión.

Una funcionalidad interesante y que hace a este software dinámico y flexible es su capacidad de modificar los parámetros de la base de datos, para ello cuenta con formularios que son una herramienta que permite insertar, modificar y borrar filas en las tablas de la base de datos; por ejemplo tal como visualizamos en la figura derecha que nos muestra una fila de la tabla de conceptos contables, los campos signados como código y nombre son las columnas de la tabla; de esta manera el código que de genere es único para cada fila, es decir, no puede haber dos conceptos contables con el mismo código. Otra de las cosas es que permite insertar nuevos registros considerando que todas las empresas no son iguales, para insertar uno nuevo existen dos maneras de proceder dependiendo si el código es numérico o no; por ejemplo, tomando nuevamente el caso contable en el formulario de conceptos contables el código es numérico, por lo que si se pulsa ‘Limpiar’ , además de limpiar el formulario se calculará automáticamente el código del último concepto más uno y el formulario indicará que está en modo de ‘inserción’ porque aparecerá un ‘++’ en el título y en el icono ‘guardar’ (el del disquete) unos destellos; otro caso diferente es el de la tabla de ‘Series de IVA Repercutido’ la clave primaria es la serie, y como ésta no es numérica, para insertar una nueva fila hay que introducir una serie que no exista y pulsar ‘Intro’.

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Galopín es una sencilla, simple y potente aplicación de facturación y control de existencia de artículos o mercadería, liberado bajo la licencia GNU/GPL (GNU General Public Lincense).

Galopín esta realizado íntegramente bajo el lenguaje de programación PHP en conjunto con el Motor de Bases de Datos MySQL, es considerado como una aplicación web y por tal motivo es posible acceder a esta aplicación a través de un Browser o Navegador Web.

Esta herramienta desde un principio está pensada para cubrir con las necesidades de las pequeñas y medianas empresas, que además cuenten con una red de área local (LAN). Entre tantas opciones Galopín permite gestionar artículos por familia,subfamilia, administrar clientes, proveedores y forma de pagos, genera albaranes y facturas, además permite realizar presupuestos y ver datos estadísticos.

Algo que es para tener en cuenta, es que esta aplicación web es independiente al sistema operativo que tengamos, y además podemos acceder desde cualquier navegador web, por tal motivo podemos considerarlo como multiplataforma.

En cuanto a las características más importantes que cuenta esta herramienta tenemos:

• Gestión de artículos por familia y subfamilia.
• Gestión de clientes y forma de pago.
• Gestión de proveedores.
• Partes de Trabajos.
• Albaranes de clientes y proveedores.
• Factura de clientes y proveedores.
• Presupuestos.
• Estadísticas de ventas ya sea por cliente, productos y proveedores.
• Una particularidad es que los informas los exporta al formato PDF.
• Un potente generador de Resguardos o Backup.

Como bien sabemos este es una de esas aplicaciones con una arquitectura cliente/servidor, de la que muchas veces hablamos y comentamos, estos dos componentes tiene sus características y son:
En cuanto al servidor necesitamos tener instalado y configurado un servidor web como es el caso de Apache con una extensión y soporte para el lenguaje PHP.
Además necesitamos contar con el Lenguaje de programación PHP en su versión 4.x o superior.
y por último necesitamos contar con el Motor de Bases de Datos MySQL 3.x o superior instalado.
Contando con estas características es suficiente para instalar Galopín en el servidor de manera muy simple.

Con respecto a las características que de contar cada cliente necesitamos en primer lugar y fundamentalmente un conexión con el servidor ya sea de modo guiado o no a través de una red. Además necesitamos contar con un Browser o navegador Web como es el caso de Mozilla Firefox, Internet Explorer, Safari, etc. y por último contar con un cliente o lector de PDF para las lectura de los informes emitidos por Galopín.

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Gastos Mini es un sencillo programa de control de gastos personales o también para un pequeño negocio desarrollado por ASP Gems una empresa dedicada a la construcción de software y accesible a través de la Web de Pyme Gens, la idea central es cambiar la mentalidad actual y de muchas empresas que orientan sus programas a complicadas características y muchas opciones que lo hacen poco accesible y amigable para el usuario. En Pymegems han creado esta simple utilidad, valga la redundancia realmente útil, que se ajusta a las necesidades reales de PYMES y autónomos; por lo que he visto a simple vista la sencillez del programa revelan su verdadera ventaja en relación a otros programas similares del entorno: haces con él lo que realmente sirve en el día de trabajo sin perder el valioso tiempo en adivinar opciones o instalar costosas aplicaciones adicionales. Algo más que me pareció muy importante es que presenta la ventaja del funcionamiento en Web, es decir que no tienes la necesidad de descargar nada en tu ordenador evitando con ello las incompatibilidades que se puedan presentar.

La estructura que compone este software interactivo es sencilla y bien ordenada, sin complicaciones ni complejas pantallas o menús, se encuentra agrupado a mi entender en cuatro partes que pueden ser visuaizadas en el menú superior: “mis gastos”, en la cual puedes crear, cambiar, copiar, borrar, exportar, etc todo relacionado con el control de los gastos; “tipos de gastos”, aquí puedes ingresar, modificar y suprimir tipos de gasto; “categorías”, en esta sección puedes crear nuevas y “mi perfil”, aquí puedes ver tus datos básicos, cambiar la contraseña, modificar datos, visualizar la Url de acceso, y enviar esta Url vía e-mail para consulta por otras personas. En relación a este último punto y como una característica acorde con las nuevas tendencias de Internet puedes compartir los gastos registrados si lo prefieres mediante enlaces seguros, los cuales darán acceso de lectura a una tercera persona por ejemplo: tus clientes, gestoría o socios de tu organización, los cuales podrá ver y exportar gastos, pero no modificarlos; asimismo el acceso por categoría está restringido a las gastos de esa categoría.

El primer paso para acceder al software Gastos Mini es crear tu cuenta para ello se introducen los ya conocidos datos: e-mail válido y contraseña, ingresas además el nombre de tu organización, y creas una Url con la dirección de tu cuenta para acceder al sistema lo que indica el carácter personalizado de la aplicación ya que no habrán dos Url iguales.

Me di con la interesante sorpresa que una vez completado el formulario ingresé inmediatamente a la hoja de trabajo del software, nada de aburridas confirmaciones de e-mail ni otras cosas; estando ahí nos pondremos a trabajar y describiremos paso a paso esta interesante aplicación.

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BulmaGés es una aplicación modular que pretende fomentar el uso del software libre en el área empresarial y cubrir las necesidades de una gestión informática empresarial.

El mismo nació como un proyecto de la asociación BULMA del acrónimo en castellano Bisoños Usuarios de GNU/Linux de Mallorca y Alrededores, y actualmente se ha trasladado a su propia asociación llamada IGLUES (Iniciativa de Gestión Libre Universal para Empresas y Sociedades). Dicha asociación construida son ánimo de lucro haya por el 2004, formado para introducir y fomentar el uso principalmente a las Pymes de soluciones alternativas de la mano del Software Libre.

Algunas características técnicas de BulmaGés es que se encuentra traducido y disponibles en los lenguajes tales como el Catalán y Español, desde sus inicios se escogió liberarlo bajo la licencia GNU/GPL (GNU General Public License), en cuanto a las herramientas escogidas para su desarrollo se encuentra C++ y las librerías gráficas QT4, como motor de bases de datos utiliza PostgreSQL y además podemos decir que es un sistema multiplataforma, debido a que las herramientas de desarrollo antes mencionadas se encuentran totalmente migradas tanto en plataformas Windows como en GNU/Linux.

A principios de 2007 BulmaGés fue incorporado oficialmente como un paquete dentro del gran repositorio de la distribución GNU/Linux Debian, en la cual esta iniciativa se extendió a las demás distribuciones populares en la actualidad, como ser Ubuntu, Suse, Mandriva, etc.

En BulmaGés es posible identificar claramente las áreas en la cual actúa:

• En el área de contabilidad cuenta con BulmaCont
• En el área de facturación se encuetra BulmaFact
• En las Terminales y Puntos de Venta contamos con BulmaTPV
• BcontaWeb con integración con el proyecto Galopin
• Reports, un generador de informes muy elegantes con migración a los formatos OpenOffice, HTML, Web y cuenta con un visor propio.

Cada uno de estos módulos están pensados para funcionar de manera conjunta, si bien es posible ejecutar cada módulo por separado e instalar algunos y otros no, la información altamente relacionada no se complementará en su totalidad, dejando algunos huecos vacíos.

En el área de Brainstorming del sitio oficial del proyecto IGLUES podemos encontrar algunas de las ideas que identifican cada uno de los módulos mencionados, que en tienen como finalidad mejorar día a día esta maravillosa aplicación.

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PRNET Informática de Uruguay, E-stock versión 3.3.1, es una sencilla aplicación desarrollada por la empresa utilizando Microsoft Access como plataforma de manejo de base de datos; compatible con Windows 98, 2000 y XP, se emplea para el control de movimientos del almacén; este software permite registrar los ingresos, salidas, saldos y ocurrencias relacionadas con el manejo de nuestra mercadería sea esta perecible o no; es un programa desarrollado para empresas comerciales y según he podido apreciar muy adecuado para el su implementación en Pymes debido a su sencillez y facilidad de empleo. No es un programa complicado, utiliza las parámetros justos y precisos para determinar los saldos de mercadería y compararlos con el stock mínimo y de esta manera prever las reposiciones necesarias; sin embargo, es importante aclarar que para que el software nos arroje los resultados adecuados debemos complementar su uso con una normatividad interna en relación a la ejecución de inventarios físicos de comprobación, solo de esta manera podemos constatar que las cifras que nos arroja el sistema son las correctas.

A mi entender el proceso de registro de datos es sencillo, les recomiendo dar un vistazo de prueba registrando un artículo o verificar los videos explicativos; sin embargo para observar un funcionamiento lógico del programa debemos partir de la siguiente premisa: “si deseamos obtener el stock de un artículo, la primera entrada lógica será registrar su compra e ingreso al almacén, luego vendrán las salidas”; por lo tanto para realizar el primer procedimiento nos dirigimos al menú del sistema, damos clic en el botón desplegable “compras”, seguidamente clic en “ingreso de compras”, con ello aparecerá una pantalla externa, clic en “Nueva” y procedemos a rellenar los datos del formulario; en este documento puedes añadir los datos del proveedor, el detalle de artículos que nos ofrece y los datos del documento de compra. Para ir ingresando productos relacionados al proveedor, solo nos ubicamos en “lista de productos” y damos clic en “ingresar producto nuevo” (el icono que parece una pequeña hoja de papel), en el formulario adjunto registramos el producto, su costo y precio, así como el stock mínimo que estimamos debemos tener en almacén para surtir la demanda de dicho producto (este stock mínimo esta determinado por el Plan de Marketing y por el Presupuesto de Ventas), este proceso es fundamental ya una vez ingresados los productos, dando doble clic sobre ellos y podemos ingresar la cantidad del mismo en la factura de compra. Para dar de alta a la factura primero grabamos, salimos de esa pantalla (utilizando la flecha “cerrar) y pulsamos el botón “Actualizar”, la compra aparecerá en el listado, también quedan registrados los datos del usuario que efectuó la operación contable.

El sistema considera como “remito” a las ordenes de salida, comprobantes de salida (PECOSA) o registros de egreso de almacén; para proceder a su ingreso en el sistema, debemos dar clic en “egresos” y luego en “ingreso de remitos”, pulsando el botón “nuevo” aparecerá el formulario en una ventana externa, donde pueden ingresar el número de Remito, la ficha de almacén (hojas de kardex computarizadas o no), cliente (si corresponde a venta externa) y solicitante (si corresponde a uso interno); para añadir la salida correspondiente del producto, simplemente damos doble clic sobre el mismo en la sección “lista de productos” e ingresamos la cantidad correspondiente al egreso de almacén, los valores monetarios y demás se llenan automáticamente. Una vez terminados estos procedimientos salimos del formulario y como en el caso anterior pulsamos el botón “actualizar” para certificar la baja del stock.

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