Que varias personas trabajen en un mismo documento ya no es nada extraño, hay una gran cantidad de aplicaciones web que lo permiten y son de gran ayuda en diversas ocasiones. Google Docs incorpora esta función y permite a varios usuarios trabajar en un mismo documento (texto, hojas de cálculo, etc.) en forma muy rápida, fácil y en tiempo real; pero desde luego no es la única alternativa que tenemos y en ocasiones otras opciones pueden ser de gran utilidad.

Sync es una de estas opciones, muy conocida por cierto, y permite a usuarios trabajar en un mismo documento en forma remota y sencilla, con el único requisito de tener un buen navegador web. A diferencia de Google Docs aquí no necesitaremos tener una cuenta (al menos no en la versión gratuita) para poder colaborar en tiempo real.

Al acceder a Sync solo debemos seleccionar la versión Free o Gratuita, automáticamente pasaremos a una página personalizada donde podremos empezar a trabajar con el documento, cabe resaltar que el documento es de acceso público y todo aquel que tenga la dirección generada podrá acceder al contenido del mismo.
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En el post que escribí acerca de ProjectHQ llego una sugerencia para probar una alternativa similar llamada Doolphy. Esta solución basada en la web es una herramienta para gestionar proyectos y tareas en línea de manera colaborativa, cuenta con una versión gratuita que permite manejar un proyecto a la vez y con un número ilimitado de usuarios.

El registro es bastante sencillo y muy rápido, en cuanto accedemos a la cuenta podemos apreciar que posee una interfaz de trabajo muy intuitiva y fácil de entender. Para empezar a probarlo lo primero que debemos hacer es obviamente crear un nuevo proyecto, al ser una cuenta gratuita solo podremos trabajar en uno a la vez.

Ya creado el proyecto podemos empezar a crear las tareas y eventos que se necesitaran para completarlo, desde el dashboard tenemos acceso rápido a estas acciones. Dentro del proyecto podremos observar un listado de las tareas añadidas, aquí también hallaremos información sobre su estado y a quien o quienes fueron asignadas.
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Vía wwwhatsnew he podido conocer a esta interesante aplicación web llamada Flowdock, su principal virtud es que intenta ofrecer una nueva manera de trabajar en grupo ofreciendo un espacio de trabajo donde los miembros de un equipo de trabajo puedan saber en tiempo real lo que otros están realizando de manera muy intuitiva e instantánea.

Para entender a Flowdock pensemos en una plataforma muy similar a Twitter o a Google Buzz, aquí podremos incluir mensajes que podrán ser revisados y leídos en tiempo real por los miembros del equipo de trabajo invitados a participar en Flowdock, podemos emplear etiquetas (al igual que en twitter con el carácter “#”) y trabajar con equipos de trabajo de prácticamente cualquier tamaño.

Imaginen un grupo de trabajo trabajando en la programación de algún software, usando Flowdock podrían hacer comentarios en tiempo real que podrán ser leídos por todos los miembros del equipo, además se pueden hacer seguimientos en base a las etiquetas creadas, por ejemplo una etiqueta #errores o #sugerencias servirá para ver los mensajes de todos los miembros del equipo que aborden dicho tema.
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Hay un gran número de herramientas colaborativas, Simple Groupware CMS es una de ellas. Se trata de una plataforma para el trabajo en grupo que ofrece a las organizaciones herramientas para el manejo de correo electrónico, calendario, manejo de contactos, gestión de documentos, tareas, sincronización con equipos móviles, sincronización con Outlook, búsqueda de texto y más.

Simple Groupware es un proyecto totalmente open source, escrito en PHP y que combina estándares como el RSS, iCalendar, vCard, IMAP, POP3, SMTP, CSV, LDAP y otros más bajo una misma plataforma. La licencia que maneja es la GPLv2 GNU, posee una comunidad muy activa y gran cantidad de recursos (guías y demás) desde su página web.

Esta interesante plataforma cuenta con soporte para múltiples idiomas, entre ellos el inglés, alemán, portugués, francés y español. Su interfaz de trabajo es muy intuitiva y fácil de entender, está basada en la web (accederemos desde nuestra navegador web) y esta impulsado en su totalidad por tecnologías libres.
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Una de las principales ventajas de los tiempos que corren es la suma facilidad con que se puede interactuar a distancia, y no me refiero exclusivamente al hecho de intercambiar mensajes y realizar video llamadas, hay que considerar también los distintos medios que ya existen y nos permiten realizar documentos, trabajos, asesorías y reuniones en forma colaborativa y online.

Actualmente podemos mencionar muchas aplicaciones orientadas a facilitar la colaboración y conexión a distancia entre dos o más equipos, intentan ser un recurso importante para la realización de reuniones, elaboración de informes, solución de problemas y cualquier tarea en general que requiera la presencia de dos o más personas.

Aquí en el blog ya hemos mencionado algunas aplicaciones que son muy útiles como software colaborativo, a continuación comparto con ustedes aquellas que pudimos revisar en todo este tiempo.
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Hemos venido comentando aquí en Aplicaciones Empresariales varias alternativas que permiten la colaboración en forma remota, compartir el escritorio y/o trabajar en equipo desde dos o más ordenadores bajo una conexión segura. Hoy les comentare otra de estas aplicaciones gratuitas y muy funcionales que les ayudara en la tarea de colaborar en forma eficiente con sus grupos de trabajo, sin la necesidad de estar reunidos físicamente.

El nombre de esta alterativa es Gogrok, aplicación que permite crear grupos de trabajo desde diferentes ordenadores a través de una conexión a Internet, lo interesante de esta aplicación en especial es que trabaja en conjunto con dos aplicaciones muy conocidas, Windows Live Messenger y Skype, para poder realizar la conexión de forma mucho más amena y sencilla.

Gogrok es totalmente gratuito, aunque sus funciones se limitan solo a usuarios de Windows en sus versiones XP en adelante, incluido el más reciente Windows 7. La interfaz se encuentra disponible en inglés pero es bastante intuitiva, aunque si no se sienten a gusto con el idioma, pueden probar algunas alternativas similares disponibles en español como: Crossloop o Mikogo.
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Ya habíamos comentado en el transcurso del año anterior algunas aplicaciones que facilitan la tarea de compartir el escritorio entre dos o más ordenadores, algunas de las soluciones que menciónanos fueron Mikogo y Yuuguu como opciones bastante interesantes de software colaborativo. El día de hoy me gustaría compartir una aplicación que acabo de conocer llamada CrossLoop, es totalmente gratuita y ofrece una forma segura de compartir el escritorio con algún colega, amigo, cliente, técnico de servicio ó cualquier usuario que especifiquemos.

CrossLoop es un software colaborativo de gran performance, muy fácil de manejar y totalmente gratuito. Esta herramienta permite conectar en forma segura a dos ordenadores y facilita la colaboración a distancia; como mencione líneas atrás, la sencillez que ofrece permite que muchos usuarios puedan colaborar en forma remota sin la necesidad de contar con amplios conocimientos técnicos.

Par poder emplearlo solo se necesita descargar el programa e instalarlo en nuestra PC, se requiere tener Windows como sistema (desde Windows 2000 en adelante) e instalar finalmente CrossLoop en el ordenador; el proceso de instalación es veloz, no se requiere mayor espacio en el disco duro pues ocupa poco más de 2mb, la interfaz es totalmente en español con funciones totalmente claras y precisas para cualquier usuario de Windows.
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De cierta manera podriamos considerar a Google Docs, y los servicios de Google en su conjunto, como una práctica oficina online. Los servicios que ofrece este gigante de Internet no se alejan de esta afirmación, entrega al usuario la posibilidad de : manejar su correo electronico, crear y editar documentos (presentaciones, texto y hojas de cálculo) en grupo, controlar una agenda e incluso las tareas pendientes.

Sin lugar a dudas Google ha dado en el clavo con sus servicios en conjunto, pero no se trata de la única opción de oficina online que podemos considerar. Hace un tiempo les habia comentado acerca de Open Goo, un proyecto open source que permitia montar en un servidor propio toda una oficina online, tambien les había citado la versión comercial de este último: Feng Office.

Pero todavia existen muchas alternativas sobre las que podemos escribir, por ello hoy me centrare en comentarles un poco acerca de Group Office, un proyecto muy conocido que ofrece a entornos empresariales la posibilidad de montar una completa oficina en linea; con esta plataforma podemos administrar agendas, leer el correo electronico e incluso utilizarla como un sencillo y funcional CRM, entre otras muchas cosas.
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Existen muchas herramientas y aplicaciones que buscan facilitarnos la tarea de realizar reuniones online, conferencias o demostraciones de productos a través de la Web; algunas pecan de sencillas, otras no son nada intuitivas y requieren de tediosas configuraciones para el usuario común, y otras simplemente son nada entendibles.

Hay una impresión entre los usuarios sobre “lo difícil que resulta” utilizar alguna de estas plataformas para realizar reuniones online, pero vale decir que esa impresión es totalmente errada, sobretodo si consideramos que existen alternativas muy intuitivas y sencillas de utilizar, tal es el caso de Mikogo que a continuación paso a describir.

Para hacer sencilla la descripción les planteare un ejemplo. Imaginemos que deseamos presentar alguna idea o proyecto a algún cliente o grupo de ellos en forma remota, para ello simplemente bastara coordinar (telefónicamente o por cualquier otro medio) un día y hora para presentar el proyecto en forma online.
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Últimamente han llegado muchas consultas en el blog, muchas de ellas sobre las distintas aplicaciones web que permiten gestionar proyectos y/o tareas en forma colaborativa. Si bien hay una gran cantidad de ellas, muchos lectores consultaban sobre una alternativa en español y gratuita, por ello comentaremos acerca de una aplicación web que se acerca mucho a esos requerimientos: Teambox.

Hace un tiempo les había comentado sobre ´Saiku, gestor de proyectos en español`, pues bien, resulta que este servicio evoluciono un poco y cambio de nombre, actualmente se denomina “Teambox” e incluye una gran cantidad de funciones y características que serán de mucha utilidad para ustedes.
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