Optar por utilizar el formato PDF es una gran ventaja. Nos permite proteger la información, cuidar su contenido, amoldar la presentación; en fin, una gama de características que hacen del formato muy atrayente.

Pero para poder usarlo necesitamos siempre de un software adicional que nos permita conseguirlo. Adobe por su parte no lo distribuye gratuitamente, y Microsoft aun no ve cuan necesario seria una integración con su suite ofimática Microsoft Office.

Mientras las soluciones comerciales nos ofrecen soluciones muy efectivas, es el costo lo que siempre nos lleva a pensar en cual elegir. Mas allá de si la relación entre el precio y el costo, por una herramienta que nos permita guardar archivos en formato PDF, sea buena; yo les hablare de las soluciones libres, que existen para este caso en espacial.

Al respecto, ya había mencionado en otro post sobre Sumatra PDF, una sencilla aplicación para leer PDF de manera rápida; muy relacionado a ello, ahondare ahora en Primo PDF, otra aplicación totalmente libre, que nos permitirá crear archivos en formato PDF, sin la necesidad de complicarnos la vida.
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El PDF, en estos días tiene un uso muy recurrente y extendido; frecuentemente hallamos archivos relacionados con este, tanto en la red como en el trabajo, y se usa prácticamente en reemplazo de los documentos convencionales (texto y presentaciones).

Quien no ha necesitado alguna vez abrir uno de estos archivos, información, presentaciones, textos, etc. Su campo de acción y contenido es muy diverso.

Este formato de archivo, permite entre otras opciones, la protección del contenido de un documento, es decir, evita que este sea copiado indiscriminadamente. Esto supone una gran ventaja para los autores, aunque siempre que nos encontramos con uno de estos archivos: no podemos ejecutarlo o tarda demasiado en cargar. Es obvio, que para algunos usuarios esto resulta muy incomodo y hasta molesto.

Seria idóneo que Windows incorporara una aplicación que permita leer este tipo de documentos, pero aun, Microsoft no planea algo relacionado a ello. Aun así, el software mas difundido para leer este tipo de archivos  es el que nos proporciona la empresa Adobe.

Adobe, es sin duda una de las empresas de software mas conocidas alrededor del mundo. Ella nos ofrece la aplicación, en forma gratuita, llamada Adobe Reader, que nos permite leer archivos en formato PDF.
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La más popular Suite Ofimática, me refiero a Microsoft Office, hace tiempo que dejo de ser la única. Fueron saliendo alternativas libres (GNU), por ejemplo OpenOffice, que fueron captando gran cantidad de usuarios, por la potencia de sus aplicaciones o por el mismo nivel con que contaban. Así, Lotus Symphony, es una alternativa nueva y garantizada; una nueva Suite Ofimática que nos permite realizar las tareas de rutina de manera sencilla y efectiva; y lo mejor de todo, es totalmente libre y totalmente completa.

¿De qué se trata?

Se trata de una aplicación libre, y con total funcionalidad en lo que a Ofimática se refiere (crear, compartir y editar documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones). IBM Lotus Symphony es el nombre de la aplicación que IBM lanza para brindar a los usuarios una alternativa más en lo que a suites ofimáticas se refiere. Su antecesor salio a ala luz en el año 1985, y estaba disponible para el sistema operativo DOS. Actualmente ya se encuentra disponible la primera versión estable, habiendo salido, 4 versiones betas previas a esta.

IBM Lotus Symphony, No tiene nada que envidiar a sus competidores, es más, el hecho de ser de libre disponibilidad y cero costos (sin licencia de uso), lo hace un competidor feroz frente a la dominante presencia de Microsoft Office. Asimismo, no plantea competir con Open Office, sino, se trata de brindar alternativas diferentes a los usuarios de software libre. Bienvenido sea.

Disponible tanto para Windows como para GNU/Linux, esta basado en Openoffice e incluye herramientas propias de este, aunque, incluye y aporta las mejoras echas por IBM y las características de la antigua suite Lotus.

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Para todos los usuarios de las hojas de cálculo es importante encontrar un producto que se adapte a todas sus necesidades de forma inmediata y eficiente. Desde que apareció el programa Excel, este se convirtió en el programa de Microsoft Office indispensable para todos aquellos que se dedican en sus trabajos a hacer las distintas tareas en las hojas de cálculo. Hoy en día encontrar un mejor soporte que Excel se ha vuelto un poco difícil principalmente porque los usuarios se han acostumbrado a este programa. ¿No te parece? Y no es para menos, así como se han acostumbrado a utilizar Word, sin conocer que existen otros procesadores de texto iguales o incluso más capacitados que este, también se acostumbraron a usar Excel, desconociendo las propiedades de los otros productos.

Foto: Gleducar

Cuando uno utiliza Excel por ejemplo, necesita conocer algunos parámetros y funciones para poder administrar correctamente todas las tareas a desarrollar. Si una persona no ha estudiado las opciones y combinaciones de teclas no podrá ejecutar sus cálculos debidamente. ¿Alguna vez te sucedió? Seguro que sí! Una vez que ya se han aprendido todos estos pasos será muy difícil separarse de esta herramienta que hemos aprendido a dominar casi a la perfección. Y se dice casi porque no todo se llega a conocer completamente ya que hay funciones que nunca sabemos que han existido y que hubieran sido bien utilizadas en su momento. Sin embargo existen programas cuya utilización es casi la misma que ese al que hemos agarrado especial cariño y que incluso tiene funciones más avanzadas. ¿De qué programa estamos hablando? Pues de Calc, uno de esos programas que se ejecutan de manera sencilla. Es un software que trabaja con hojas de cálculo que además de ser el competidor de Microsoft Excel, es compatible con este.

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Muchas veces resulta complicado encontrar programas adecuados en donde se pueda utilizar tanto textos como dibujos. O bien existen programas dedicados a los textos o aquellos destinados a todo tipo de gráficos, claro que en ambos casos la combinación de las dos cosas es posible, de todos modos se vuelve complicado su uso, sobre todo porque son programas que hay que estudiar bien, ya que aunque parezcan sencillos, poseen muchas opciones que harían más eficiente la tarea.

El Koffice es una colección de programas de oficina, comúnmente conocidos como suite ofimática que posee las características de un Microsoft Office pero obviamente es más avanzado y propiciado para funcionar en sistema Unix/Linux y para trabajar en presentaciones tipo PowerPoint, el diseño indicado es el KPresenter.

Este es un programa de mucha ayuda y muy bueno que como Powerpoint se puede utilizar en la realización de diapositivas, transparencias y lo mejor es que combina muy bien los textos y los gráficos. Al principio como todo programa parece un poco complicado pero en realidad es bastante sencillo de utilizar e ideal para trabajos universitarios y presentaciones en exposiciones para el trabajo.

De pronto tenemos que hacer la exposición en nuestro centro laboral a un gerente, sobre el proyecto que nos han encargado hacer, pues es un buen momento para trabajar con KPresenter. Como todo el paquete de KOffice, este es un programa libre, su utilización cómo no, es similar al de PowerPoint. Se pueden insertar imágenes, objetos, crear diapositivas en HTML, exportar presentaciones, contiene corrección automática sencilla, avanzada, y todas las funciones conocidas. Se pensaba hasta hace poco que al Kpresenter no le sería posible de igualar al Power Point, pero por lo visto el KPresenter no tiene nada que envidiarle y por el contrario tiene una forma más fácil de uso y con opciones más adaptables y más eficientes que el mismo programa de Microsoft Office y se ve la posibilidad que tenga un soporte adecuado para audio.

Foto: TechMixer

Pasemos a ver los pasos generales de KPresenter:
Al comenzar un documento nuevo aparecerán las opciones de título, documento a una o dos columnas, y por supuesto debemos empezar escogiendo un título para nuestro trabajo escogiendo antes entre las opciones de plantilla como legal, carta y pantalla. Generalmente la opción escogida es la de pantalla, es donde se realizan los trabajos de diapositiva y transparencias.

Luego tenemos nuestra hoja en la pantalla y buscamos que colocar en el cuadro el texto de nuestro título. Las opciones aparecidas son como las del programa de Microsoft Office, tenemos a los lados ‘el entorno’ donde aparecerá la lista de las hojas de las que consta todo nuestro trabajo conforme vayamos avanzando y encima el menú con todas las opciones para ejecutar nuestra tarea.

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A veces uno cree que el funcionamiento de las empresas es sencillo y que en todas ellas existen las mismas formas administrativas y que utilizan los mismos soportes informáticos. Parece sencillo porque desde afuera solo nos dedicamos a ver como es el movimiento general su gestión laboral. Eso está muy lejos de la realidad, empezando porque no es fácil, sino que estos funcionamientos son muchas veces complicados y desarrollados gracias a que la empresas mantienen actualizados sus sistemas y gracias a que un bloque de profesionales de la informática se encuentra trabajando para brindarle a los empleados y clientes una gestión adecuada y realicen sus tareas de una manera rápida y eficiente. Tampoco son iguales en todas las empresas, cada una, dependiendo del rubro en el que trabajan poseen sus propios sistemas. Sin embargo existen soportes que están pensados para esto, para que las empresas puedan encontrar soluciones adecuadas tanto en sus tareas internas como externas. En las tareas que tienen correspondientes con sus empleados como con sus clientes.

OpenXpertya es uno de esos programas que están pensados para esas empresas que tienen más o menos una cantidad de empleados que convierten a una empresa en mediana o grande. Sus sistemas abarcan a un aproximado de 50 mil empleados, cantidad con la que se puede lograr un trabajo bastante normal. Es un sistema bastante eficiente, sin duda uno de los mejores dentro de las soluciones de gestión para las empresas. Es como suele ser conocida, como ‘la planificación global de todos los recursos de la empresa’

Existen tres capas en el diseño de OpenXpertya, y su principal uso es en el tema relacionado con los empleados:
La primera que es la de base de datos de la empresa misma que va a utilizar este programa. La segunda que de Servidor de aplicaciones de Negocio, que interactúa directamente con la base de datos, posee servidor JBOSS y las de diferentes clase de java. Y la última relacionada a la presentación, con Jawa Web o applet Java, trabajado directamente sobre Java, pero también sobre navegador web, con diversas configuraciones posibles dependiendo de las necesidades de la empresa que posee sus propios procesos de negocio.

Foto: Alternativas Libres

Una empresa podrá gestionar muy bien sus procesos utilizando esta herramienta que no tiene un costo de código de licencia. Posee código abierto u open source, y a su vez existe la posibilidad de obtener el código fuente, lo que obviamente generará una independencia del proveedor. Se podrán realizar las modificaciones que se crean convenientes de acuerdo a lo requerido por la empresa misma, por lo que se podrá acceder libremente al mantenimiento o desarrollo de sus aplicaciones. Este programa está debidamente bajo la Licencia Pública de OpenXpertya LPO.

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Generalmente a aquellos que preparan sus tesis para la obtención de su licenciatura o grado académico les gustaría ver realizado su trabajo tal y como sería presentado. En realidad todos aquellos que realizan sus asignaciones para la universidad o los escritores que realizan sus obras maestras quisieran ver sus escritos diagramados en el papel, antes de que este salga impreso debido a que generalmente el Microsoft Word no es una herramienta que ofrece de modo sencillo todas las soluciones a nuestros escritos, de modo que no sabemos como quedará diagramado nuestro trabajo cuando salga de la imprenta. La mayoría utiliza Word pero no sabe que existe otro programa que puede facilitarnos las cosas y presentarnos una imagen más atractiva a nuestro trabajo.

Generalmente solemos perder mucho tiempo cambiando el estilo de la letras, ajustando las sangrías, los puntos a parte y seguidos, los márgenes de las páginas. También en donde la mayor de las veces perdemos el tiempo y la paciencia es cuando hemos terminado nuestro trabajo, que resulta ser extenso pero nos hemos olvidado de acomodar los gráficos y las tablas. Cuando intentamos cuadrar bien estas imágenes, se desordena todo nuestro trabajo, por lo que tenemos que volver a ordenarlo desde el principio. Finalmente nos molesta el resultado porque nos parece que hay demasiado espacio entre palabras una vez que le hemos dado justificado, o porque quizá no hemos sabido acomodar bien los guiones, entre otras cosas.

Ahora existe un programa de tratamiento de textos llamado LyX, que es una suerte de Word, pero en versión avanzada y altamente efectiva. Ahora podremos imaginar que realmente estamos escribiendo sobre revista o sobre un libro gracias al formato que se muestra bastante bien mientras realizamos nuestra tarea.

Foto: Inria

La filosofía utilizada por este tipo de programas se denomina “WYSIWM” (por sus siglas en inglés) que significa en castellano “lo que usted quiere decir, es lo que ve”.

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Hasta hace poco era casi impensable que las PyMes en plena formación tuvieran una herramienta de cómputo altamente eficiente con la cual contar y con la pudieran ordenar todos los datos importantes que manejan a diario en sus labores. Esas funciones quedaban encomendadas al incondicional amigo de todo contador, el papel. Manejando todo con el lapicero era difícil mantener una buena administración de los registros, sobre todo considerando que la frase ‘el papel lo aguanta todo’ no era precisamente muy cierta en la práctica. Todo era posible de perderse o romperse y el orden quedaba de lado cuando de buscar tener la mayor velocidad posible en las gestiones, se trataba. Hasta podía resultar que por este tipo de cosas la empresa fuera al fracaso. Si uno no tenía el pulso suficiente en sus actividades podía quedar muy confundido. Como una buena prueba de ello está aquella imagen en la que se ve a un contador sentado en su escritorio con enormes columnas de papeles a sus costados y el sumergido en un cálculo sin fin con su rostro evidenciando una clara preocupación por la cantidad de documentos que tenían que ordenarse en ese lugar y sin tiempo para ello.

Sin embargo ahora es posible que las PyMes tengan la misma dinámica tal como lo tiene cualquier empresa de prestigio. Uno de los motivos por los que las PyMes carecían de un programa eficiente de contabilidad y gestión para resolver sus tareas de la mejor manera, era que la adquisición de un sistema de cómputo era demasiado costoso y lo que era solo accesible para aquellas grandes corporaciones es ahora otorgable a las pequeñas y medianas empresas nada más y nada menos que gratis.

Era lo único que faltaba para que aquellos programas que brindan asesoría a las PyMes sean completos, debiado a que si bien la asesoría era buena era necesario que se establezcan buenas formas de desarrollo logístico y de gestión de las empresas apoyadas en soportes informáticos. La tecnología avanza y las empresas en formación necesitaban ponerse también al ritmo de esta.

Ahora con el desarrollo del programa Bulmages que se encuentra actualmente en su versión BulmaGés 0.4.1 al parecer el soporte está surtiendo un buen efecto.

Foto: Alternativas Libres

Existen ya algunos programas utilizables para el desarrollo empresarial como el FacturaLUX, entre otros y BulmaGés, proyecto creado por la asociación BULMA es uno de ellos. Ha llegado a ponerse también a la vanguardia y se le ha entregado incluso el premio SOLICO de software libre.

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Sin duda alguna, el mundo empresarial ha crecido enormemente en los últimos años y la administración de toda empresa requiere de la utilización de un sistema de cómputo altamente eficiente. No importa que la empresa no sea tan grande, ahora con el avance de la tecnología todo ha adquirido una gran velocidad y el funcionamiento de una empresa debe ser igual en la escala que sea, tanto de forma interna como externa.

Supongamos que se va a pagar el sueldo de toda una planilla, mientras en otra empresa ya se ha pagado con anticipación en la nuestra todavía no hemos cuadrado bien la lista de faltas y descansos de algunos de nuestros empleados, o imaginemos que no hemos llevado bien la cuenta del ingreso y egreso de los trabajadores. Todo un problema estratégico ¿Cierto? ¿Cuál es la solución? Para eso ello que se necesita un software eficiente, y a la vez que sea barato, debido a que el proceso de formación de nuestra empresa nos puede obligar a estar en una situación austera con un presupuesto un poco recortado.

Desde hace un tiempo atrás dentro del mundo de la informática y del software empresarial apareció un útil programa llamado Factura LUX, diseñado justamente con todas las tareas necesarias dentro de una empresa. ¿Alguna vez escuchaste sobre él? Pues te contamos que sus creadores empezaron con perfil bajo desde comienzos del año 2001 y poco a poco hacia el año 2002 fue adquiriendo mayores perspectivas en las empresas, solo hoy se puede ver el enorme crecimiento y la acogida que ha tenido.

La particularidad de este software es que tiene las dos cuestiones básicas que busca todo comprador: es de uso gratuito y además muy eficaz. Visto desde un punto de vista netamente comercial es completo, con esas dos características principales ¿Qué más se podría pedir para la adquisición de un producto?

Foto: Alternativas Libres

Dentro de los sistemas de fabricación de los sistemas empresariales (ERP por sus siglas en inglés) el FacturaLUX es libre y su tarea entre tantas otras cosas es permitir manejar el stock, la cartera los clientes, las facturas, el libro de ventas, calcular el IVA, etc. Está creado para ser un ideal en las Pymes pero las empresas grandes también lo están utilizando gracias a sus personalizaciones que son ideales para las finanzas.

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Desde que internet llego a ser hoy lo que todos conocemos, con todas las características que encontramos y los servicios que existen es muy probable que a lo largo de todo este tiempo llevemos totalmente nuestras oficinas y adaptarlos completamente a la WWW.

Para dar un puntapié a esta movida de llevar a cabo muchas tareas de las que se realizan habitualmente, hoy en día existen muchas herramientas realmente interesantes que nos van a servir de mucho y nos serán realmente útiles.

Entonces con este nombre de Oficinas 2.0 queremos denotar como los servicios que podemos incorporar a nuestras oficinas adoptando la connotación 2.0 que escuchamos habitualmente en la revolución que acompaña a internet y no a mostrar oficinas de empresas consagradas en el mencado.

Si consideramos una oficina tipo o modelo notamos que normalmente se realizan tareas tales como redactar notas, realizar listados u otras tareas administrativas donde por lo general se resumen con la utilización de un paquete ofimático.

Como bien ya conocemos estos paquetes ofimáticos normalmente cuenta con Procesadores de Textos, Hojas de Cálculos, Manipuladores de Bases de Datos, entre otras aplicaciones que nos van a permitir automatizar ciertas tareas que antes de realizaban en forma manual, para llevar a cabo no solo un control sino también un almacenamiento temporal de muchas de estas actividades.

Entonces como dijimos anteriormente el gran crecimiento de la web y los servicios que encontramos en él, hace que día a día se comience a escuchar el nuevo concepto de Oficinas On-Line, que sería una alternativa web para todas estas aplicaciones, incluso mucho de estas aplicaciones las encontramos en su gran mayoría distribuidas en formatos Libres, con lo cual si optamos con esta opción podríamos ahorrarnos mucho dinero en conceptos de pagos de licencias.

Ahora nos propongamos a ver alguna de las alternativas que encontramos en la web y que podemos hacer uso de la misma, incluso muchos de estos comparten muchas características.

En el primero de la lista nos encontramos con Google Documents, como su nombre lo indica es un servicio gratuito brindada por la compañía de Google y nos permite almacenar y administrar tanto documentos de texto como así también hojas de cálculo directamente desde internet y lo mejor de todo es no necesitamos la ayuda de un programa externo.

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