WebERP, Software libre ERP y Contable

No hace mucho, habíamos tocado el tema de ERP; en aquella ocasión se hablo de PostBooks, un software que funcionaba desde un navegador, y se instalaba en un servidor. En esta ocasión, haremos referencia a una nueva herramienta que persigue los mismos propósitos, pero que incorpora algunas características adicionales.

Hay que tener en cuenta que, la elección del software correcto, depende de las necesidades empresariales. Estas necesidades varian por el tamaño, tipo, estructura, entre otras características de referencia adicionales. Debido a esto, existen productos varios, orientados a cubrir cada una de esas características.

Esta vez hablaremos de WebERP, un Software Libre, que se constituye en una gran alternativa de trabajo para las actividades contables o relacionadas con el ERP (manejo de los recursos empresariales). Se trata de un proyecto de código libre, orientado a ofrecer a pequeñas y medianas empresas, una aplicación potente y sostenible, que les permita ahorrar recursos y costos, a la hora de implementar un sistema de este tipo.


La primera de sus múltiples características es la posibilidad de trabajar en múltiples idiomas. Es posible, una vez instalada la aplicación, elegir el lenguaje con el cual se administrara, dará soporte y uso a las tareas. El idioma ingles, francés y español están contemplados, junto a muchos otros.

Otra de las características de WebERP, es que permite la creación de múltiples usuarios y/o cuentas, se les podrá asignar diferentes privilegios, todo dependiendo de las funciones que se les sea asignada. De este modo, se puede simplificar el trabajo, delegando a personas o grupos, módulos de trabajo específicos, que permitan hacer más flexible el uso de las herramientas.

WebERP, contempla un módulo de localización de inventarios. Por ejemplo, una empresa con almacén, siempre sigue un orden para el almacenamiento de sus productos, cuando el producto es trasladado, se registra en el módulo de localización de inventarios, tanto el punto de llegada y demás notas de interés; permitiendo así, conocer donde se localiza cada uno de los inventarios de la empresa.

El módulo contable, se caracteriza por incorporar las herramientas  esenciales en este tipo de aplicaciones, con funciones equiparables a sistemas comerciales. El trabajo en esta herramienta se basa en la doble entrada contable (debe vs haber), permitiendo una asimilación sencilla en el proceso de llenado de este módulo. Cabe destacar que, la noción de contrapartida, es la base para la lógica de trabajo de este módulo.

Otro de los procesos considerados en WebERP, es el que se refiere a los pedidos realizados y por entregar. Desde este módulo se distinguen dos funciones, una enfocada a los proveedores, y la otra orientada a los clientes. Se podrán registrar y hacer un seguimiento de todas las órdenes de pedidos que se han realizado a los proveedores y verificar el estado del mismo (cancelado, demora, etc.); asimismo, se hace un registro del estado de los pedidos realizados por el cliente (que termina con la venta efectiva).

Otro de los módulos que incluye WebERP, es el referido a las cuentas de pago (Accounts Payable), aquí se registran todas las cuentas o transacciones cuyos pagos han sido efectuados o están por efectuarse. Este módulo se relaciona con el módulo contable, permitiendo que la información sea integrada en ambos casos, sin permitirse el error, debido a las restricciones lógicas del sistema.

Vista del módulo de Cuentas / Fuente Web Oficial

Un modelo muy novedoso, es el de codificación de inventarios. Este módulo permite realizar una codificación a los inventarios que se encuentren en la empresa, ya sea manualmente (criterio propio( o automáticamente (basado en el sistema). Este módulo permite controlar y verificar mejor el estado y/o localización de cada uno de los inventarios de los que dispone la empresa.

Otro de los módulos, registra todas las ventas realizadas en la organización. Este módulo de ventas, aunque no funciona como un CRM real, se asemeja a brindar las características más similares.

Cómo toda aplicación ERP, WebERP nos ofrece un módulo de reportes muy avanzado. Un ejemplo de reporte seria el que nos indique la cantidad de pedidos o ventas que no se realizaron, o un informe del  inventario mensual. Sea cual sea el caso, este módulo cumple su cometido espléndidamente y se caracteriza frente a otros ERP de su tipo, por incorporar compatibilidad con exportación de datos a Excel.

Esto último es una verdadera ventaja, pues se podrá utilizar el programa Excel, para realizar análisis adicionales, agregar notas a los informes o reportes, o trabajar numéricamente con los datos que se obtienen.

Otro módulo que caracteriza a WebERP, es el PDF Reportes, que junto al antes mencionado módulo de reportes, permiten visualizar el estado de las actividades. Pero, este último, brinda la posibilidad de exportar los reportes obtenidos a un archivo PDF, que podrá ser circulado por la empresa con los fines de estudio o análisis.

Vista de un reporte gráfico realizado en WebERP / Fuente Web Oficial

Otros de los módulos y herramientas que ofrece WebERP, son la fijación de una lista de precios, lista de productos, poder establecer un sistema de descuentos, realizar un manejo de las cuentas bancarias en un módulo exclusivo, y muchas opciones que, por falta de especio, no se han podido tocar.

Para finalizar, WebERP, es una opción muy buena para implementar un ERP; especialmente e organizaciones pequeñas y/o medianas que cuenten con un almacén, pues les brindara un manejo seguro y eficiente de todo su proceso empresarial.

El Archivo de instalación de WebERP esta disponible libremente, si ocurre algún problema con su implementación, siempre se podrá revisar la guía de instalación. Espero poder crear un post haciendo una revisión del proceso de la instalación, pues es una herramienta útil y prometedora.